Gemeinsames Postfach in Microsoft 365 einrichten
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Microsoft 365 ein gemeinsames E-Mail-Postfach erstellen, Benutzer hinzufügen und die benötigten Zugriffs- und Sendeberechtigungen konfigurieren.
Was ist ein gemeinsames Postfach?
Ein gemeinsames beziehungsweise freigegebenes Postfach ermöglicht mehreren Mitarbeitern, dieselbe geschäftliche E-Mail-Adresse zu verwenden.
info@ihrefirma.de
support@ihrefirma.de
rechnung@ihrefirma.de
vertrieb@ihrefirma.de
Vorteile eines gemeinsamen Postfachs
- Mehrere Mitarbeiter können dieselben eingehenden E-Mails bearbeiten.
- Antworten können direkt über die gemeinsame Adresse versendet werden.
- Kunden sehen beispielsweise nur support@ihrefirma.de als Absender.
- Das Postfach verfügt zusätzlich über einen gemeinsamen Kalender.
- Mitarbeiter greifen über ihre eigenen Microsoft-Konten auf das gemeinsame Postfach zu.
Wichtig: Nicht direkt am gemeinsamen Postfach anmelden
Ein freigegebenes Postfach ist nicht als normales Benutzerkonto für eine direkte Anmeldung vorgesehen. Mitarbeiter melden sich mit ihren eigenen geschäftlichen Microsoft-Konten an und erhalten anschließend Zugriff auf das gemeinsame Postfach.
Benötigt ein gemeinsames Postfach eine eigene Lizenz?
Ein freigegebenes Postfach kann bei Microsoft grundsätzlich bis zu 50 GB Speicherplatz nutzen, ohne dass dem Postfach selbst eine separate Lizenz zugewiesen werden muss.
Die Benutzer, die auf das gemeinsame Postfach zugreifen, benötigen jedoch jeweils ein eigenes lizenziertes Exchange-Online-Postfach. Für bestimmte erweiterte Funktionen oder mehr als 50 GB Speicher können zusätzliche Lizenzen erforderlich sein.
Gemeinsames Postfach erstellen
Die Einrichtung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center.
Microsoft 365 Admin Center öffnen
Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und melden Sie sich mit einem Administratorkonto an, das Exchange verwalten darf.
Microsoft 365 Admin Center öffnen →„Freigegebene Postfächer“ öffnen
Öffnen Sie im linken Menü:
Abhängig von der Sprache und aktuellen Microsoft-Oberfläche können einzelne Menübezeichnungen geringfügig abweichen.
Neues freigegebenes Postfach hinzufügen
Wählen Sie:
Microsoft öffnet nun den Bereich zur Erstellung des neuen gemeinsamen Postfachs.
Name und E-Mail-Adresse festlegen
Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Postfach ein.
Kundenservice
E-Mail-Adresse:
support@musterfirma.de
Postfach speichern
Wählen Sie „Änderungen speichern“.
Microsoft erstellt nun das freigegebene Postfach.
Benutzer zum Postfach hinzufügen
Bestimmen Sie nun, welche Mitarbeiter Zugriff erhalten.
Mitglieder hinzufügen
Nach der Erstellung bietet Microsoft unter „Nächste Schritte“ die Möglichkeit:
Wählen Sie anschließend „Mitglieder hinzufügen“ und markieren Sie alle Mitarbeiter, die das Postfach verwenden sollen.
Bestätigen Sie die Auswahl mit „Hinzufügen“.
Berechtigungen prüfen
Für die typische gemeinsame Nutzung sind die richtigen Postfachberechtigungen entscheidend.
Welche Berechtigungen gibt es?
Empfohlene Einstellung für typische Firmenpostfächer
Für Adressen wie info@, support@ oder rechnung@ werden in der Regel Vollzugriff und „Senden als“ benötigt. Damit können Mitarbeiter das Postfach bearbeiten und Antworten direkt unter der gemeinsamen Firmenadresse versenden.
Berechtigungen im Exchange Admin Center kontrollieren
Möchten Sie die Berechtigungen detailliert prüfen oder anpassen, öffnen Sie das Exchange Admin Center.
Exchange Admin Center öffnen →Empfänger → Postfächer
Wählen Sie das gemeinsame Postfach aus und öffnen Sie anschließend die Verwaltung der Postfachstellvertretung beziehungsweise Postfachberechtigungen.
Gemeinsames Postfach in Outlook verwenden
Nach der Berechtigungsvergabe steht das Postfach den ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung.
Outlook neu starten
Schließen Sie Outlook vollständig und starten Sie es anschließend neu.
In vielen Microsoft-365-Umgebungen wird ein freigegebenes Postfach automatisch in Outlook eingebunden, nachdem der Administrator die entsprechenden Berechtigungen vergeben hat.
Postfach bei Bedarf manuell hinzufügen
Wird das Postfach im neuen Outlook nicht automatisch angezeigt, können Sie es manuell hinzufügen.
2. Wechseln Sie zu „E-Mail“.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen.
4. Wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.
5. Geben Sie die gemeinsame E-Mail-Adresse ein.
Gemeinsames Postfach öffnen
Im neuen Outlook finden Sie das Postfach anschließend im Ordnerbereich.
Je nach Outlook-Version kann es beispielsweise unter „Für mich freigegeben“ angezeigt werden. Dort stehen die üblichen Ordner wie Posteingang, Entwürfe und gesendete Elemente zur Verfügung.
E-Mail über das gemeinsame Postfach senden
Wählen Sie beim Schreiben die gemeinsame Adresse als Absender aus.
Neue E-Mail erstellen
Öffnen Sie Outlook und wählen Sie:
„Von“-Feld anzeigen
Wird das Feld „Von“ nicht angezeigt, aktivieren Sie es über die entsprechenden Nachrichtenoptionen Ihrer Outlook-Version.
Gemeinsame Adresse auswählen
Klicken Sie im Feld „Von“ auf die angezeigte Adresse und wählen Sie das gemeinsame Postfach aus.
Wenn Sie die Berechtigung „Senden als“ besitzen, sieht der Empfänger anschließend das gemeinsame Postfach als Absender der Nachricht.
Gemeinsamen Kalender verwenden
Zu einem freigegebenen Postfach gehört auch ein gemeinsamer Kalender.
Termine gemeinsam verwalten
Wechseln Sie in Outlook zur Kalenderansicht und wählen Sie den Kalender des freigegebenen Postfachs aus.
Mitglieder des gemeinsamen Postfachs können dort Termine und Besprechungen anzeigen und – abhängig von ihren Berechtigungen – gemeinsam verwalten.
Gemeinsames Postfach auf dem Smartphone
Microsoft unterstützt den Zugriff auf freigegebene Postfächer unter anderem über Outlook für iOS und Outlook für Android. Melden Sie sich dabei weiterhin mit Ihrem persönlichen geschäftlichen Microsoft-Konto an und fügen Sie das gemeinsame Postfach anschließend hinzu.
Gemeinsames Postfach wird nicht angezeigt
Prüfen Sie insbesondere:
- Wurde der Benutzer als Mitglied hinzugefügt?
- Wurde Outlook nach der Änderung vollständig neu gestartet?
- Wurde ausreichend Zeit für die Microsoft-Änderung abgewartet?
- Besitzt der Benutzer ein lizenziertes Exchange-Online-Postfach?
- Wurde das Postfach bei Bedarf manuell zu Outlook hinzugefügt?
E-Mail kann nicht über das gemeinsame Postfach gesendet werden
Kann ein Benutzer das Postfach öffnen, aber keine Nachricht mit der gemeinsamen Adresse versenden, fehlt häufig eine entsprechende Sendeberechtigung.
Zugriff für externe Personen
Microsoft sieht den Zugriff auf freigegebene Postfächer für Benutzer innerhalb derselben Organisation vor. Externe Personen mit Konten außerhalb Ihrer Organisation können nicht einfach als Mitglieder eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt werden.
Speicherplatz und zusätzliche Lizenz
Bis zu 50 GB benötigt ein normales freigegebenes Postfach grundsätzlich keine eigene Lizenz. Für mehr als 50 GB, bestimmte Archivierungsfunktionen, Beweissicherung oder weitere erweiterte Funktionen können zusätzliche Exchange- oder Microsoft-365-Lizenzen erforderlich sein.
Benötigen Sie Hilfe?
Sollte die Einrichtung oder der Zugriff auf das gemeinsame Postfach nicht wie beschrieben funktionieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Teilen Sie uns möglichst Ihre Bestellnummer sowie eine kurze Beschreibung des Problems mit. Übermitteln Sie niemals Kennwörter oder MFA-Codes.
Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 erstellen
Microsoft Learn – Informationen und Lizenzierung freigegebener Postfächer:
Informationen zu freigegebenen Postfächern
Microsoft Support – Freigegebenes Postfach in Outlook verwenden:
Freigegebenes Postfach in Outlook öffnen und verwenden